Şirket içerisinde işe alma, temel insan kaynakları görevi olarak tanımlansa da gerekli adımlarda profesyonelliğin öne çıkarılması gerekmektedir. Daha net bir şekilde açıklamak gerekirse, işe alım sürecinde başvuru yapan adayın, insan kaynakları profesyonelleri tarafından mülakatının yönetilmesi beklenir. Aynı zamanda gerekli olan diğer adımların da eksiksiz ve etkin bir şekilde organize edilmesi istenmektedir. Tüm bu karmaşık görevler, beklenenden çok daha fazla zaman almaktadır. Belirli şirketler ise işe alım süreçlerinin daha kolay bir hale gelmesi için insan kaynakları yazılım araçlarından destek almaktadır. Aday takip sistemi olarak ise ATS yazılımları kullanılmaktadır. ATS yazılımları her sene binlerce adayın yönetiminde, insan kaynakları ekiplerinin işe alım hedeflerinin kolaylaşmasında kullanılmaktadır.

Aday Takip Sistemi, şirketler için iş teklifi oluşturabilmektedir. Ayrıca adayların özgeçmişini taramak gibi detaylı işlerle de ilgilenmektedir. Bu da tüm işe alım süreçlerine yardımcı olarak kullanılan bir araç olduğunu göstermektedir. Daha kapsamlı bir bilgi arayışında olanlar işin ATS yani başvuru takip sistemi, işverenlerin işe alma süreçlerinde kullandığı İK yazılımı olarak geçmektedir. Söz konusu yazılım iş ilanı vermekten görüşmelerin planlanmasına, belgelerin yönetilmesine, maillerin gönderilmesine kadar pek çok detayı içine almaktadır.

Aday takip sistemi, onlarca başvuru içerisinde özgeçmiş inceleme süreçlerinin çok daha kolay hale gelmesini sağlamaktadır. Adayların özgeçmişine göre bilgi toplayıp, bilgilerin kişilerin deneyimine, profesyonelliğine göre düzenlemeler yapmaktadır. Ek olarak bu aşamada işe alım ekipleri, gerekli olarak aday filtreleme işlemlerini çok daha kolay şekilde tamamlamaktadır.

ATS genel olarak farklı platformlarda iş ilanı hazırlamak, yayınlamak, başvuruları yönetmek için kullanılır. Adayların başvuruları ile birlikte görüşmelerin organize edilmesinde de etkisinin olduğu bilinmektedir. Çünkü tüm bu süreçlerde otomatik yanıtlardan destek alınmaktadır. Geniş bir pencereden incelendiği zaman ATS, işletmelere hem zaman hem de maliyet açısından fayda sağlamaktadır. Akabinde şirketlerin işe alım süreçlerinin daha kaliteli geçmesi, profesyonel bir işveren olabilmesi açısından çeşitli avantajları bulunmaktadır.

‍

Aday Takip Sisteminin Özellikleri Nelerdir?

Günümüzde yoğun bir talep gören aday takip sisteminin temel amacı, işe alım süreçlerinin daha basit hale gelmesini sağlamak olarak bilinmektedir. Yazımızda da belirttiğimiz üzere ATS özellikleri, şimdilerde birden fazla platform bünyesinde yaygın halde kullanılmaktadır. Ek olarak sıralamak gerekirse;

Aday takip sistemi ile otomatik bir şekilde iş ilanı yayınlanabilmektedir. İş ilanlarının farklı sitelerde, şirketin kendi sayfasında otomatik olarak yayınlanması görevini üstlenmektedir.

ATS, adayların yapmış olduğu başvuruların tümünü bir veri tabanında bir araya getirmektedir. Böylece başvuru yönetimi sağlanmaktadır. İnsan kaynakları profesyonelleri, elde ettikleri tüm başvuruları tek bir noktadan yönetmektedir.

Adaylar ile iletişim kurulması, sürecin takibinin sağlanması gibi adımların çok daha basit hale gelmesini sağlamaktadır. Otomatik e-posta bildirimleri ile geri bildirim gönderilmesi, mülakat için davet gibi iletişimlerin kurulması mümkün olmaktadır.

Adayların mülakat süreçlerinin planlanması, takvimlere ekleme yapılması gibi araçlar sunulmaktadır. Bu sayede adaylar ile işe alma profesyonelleri arasında zamanlamayla ilgili herhangi bir anlaşmazlık yaşanmamaktadır. Tüm süreç çok daha planlı ve profesyonel şekilde devam etmektedir.

İşe alım süreçlerinde elde edilen veriler analiz edilip detaylı raporlar oluşturulmaktadır. ATS, veri analizi ve raporlama hususunda sürecin çok daha iyi hale getirilmesini sağlamaktadır.

Aday seçimlerinde potansiyel adaylar için yetenek havuzları oluşturulmaktadır. Böylece gelecek zamanlarda açık olacak pozisyonlara hızlı erişim sağlanabilmektedir.

İş mektuplarının oluşturulması, iletilmesi, imzalı belgelerin toplanması ve yeni çalışanların oryantasyon süreçlerinin yönetilmesi gibi işlemlerin de kolay hale gelmesinde rolü bulunmaktadır.

‍

‍

Aday Takip Sistemi Nasıl Çalışır?

Şirketlerin işe alım uzmanları, insan kaynakları profesyonelleri, adaylarla iletişime geçip başvurularının alındığını bildirmek için ATS kullanmaktadır. Aynı zamanda adaylara ilgili değerlendirmelerin ya da testlerin gönderilmesi, görüşmelerin planlanması gibi süreçlerin yönetiminde de rol almaktadır. Pek çok aday takip sistemi içerisinde insan kaynakları profesyonelleri farklı yöntemler kullanmaktadır. Bunlardan bahsedecek olursak kişiler için kariyer sayfası oluşturmak mümkündür. İnsan kaynakları uzmanları, iş ilanlarını kendi kişisel kariyer sayfalarında veyahut farklı platformlarda yayınlayıp adayların dikkatini çekmektedir.

Aday takip sistemi sayesinde başvurular görüntülenmektedir. Uzmanlar, ATS ile birlikte başvuruları daha hızlı ve basit şekilde incelenmektedir. Çünkü aday takip sistemi sayesinde adaylar en doğru şekilde etiketlenmektedir. Bu da adaylarla ilgili not düşülmesi anlamına gelmektedir.

ATS kullanım süreçlerinde başvuruların filtrelenmesi mümkündür. İş alma uzmanları, şirketler için açık olan pozisyonlara en uygun adayı bulmak için bazı filtrelemeler yapmaktadır. Bu sayede adaylar sıralanmaktadır. Genellikle iş tanımından alınan, unvanına, becerilerine ve sorumluluklarına odaklı olan anahtar kelimelerden destek alınmaktadır.

Adaylarla iletişim kurma konusunda da etkili bir yazılım olarak kullanılır. Otomatik mail göndermek, mülakatların planlamasını gerçekleştirmek gibi fırsatlar da sağlamaktadır. ATS, görüşmelerin planlı hale gelmesi, adayların taranması gibi birden fazla görevin de otomatik hale gelmesini sağlamaktadır. İşe alım profesyonelleri, başvuru sahipleri ile yapmış oldukları görüşmenin sonucunda geri bildirimde bulunmaktadır. Her adayla ilgili notlar eklenmektedir. Alınmakta olan notlar, puanlar, adaylar arasında önyargıya yer vermeden değerlendirme yapmayı sağlamaktadır. Böylece adayların hızlı şekilde seçilmesini mümkün hale getirmektedir. Daha bilinçli, kaliteli bir çalışma ekibi kurmak isteyen şirketler için olmazsa olmazlardan biri olarak değerlendirilmektedir. Süreçlerin iyileşmesinde yazılımla ilgili bilgi sahibi olmak da önem arz etmektedir. Özellikle şirketlerin yazılım desteğini sunmak, yazım sistemlerini kontrol edebilmek açısından ilgili programlara yönelmeniz mümkündür.

‍

‍

Aday Takip Sisteminin Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

Aday takip sisteminin sunmakta olduğu en temel faydalarından birisi işe alım süreçlerinde gerekli olan manuel işlemlerin en aza inmesidir. Sürekli tekrar eden, zaman alan ve sıkıcı olan görevlerin büyük kısmı otomatik hale gelmektedir. Otomasyonun olması, sürecin daha hızlı, standardın dışında ve düzenli şekilde ilerlemesini sağlamaktadır. Ayrıca şirketler ile iş arayanlar arasında çok daha iyi sonuçların alınmasını mümkün hale getirmektedir. Aday takip sistemi avantajlarını sıralayacak olursak;

ATS, iş yükünün azalmasını sağlamaktadır. Birden fazla iş panosu üzerinde, tek tıklama ile iş planı otomatik şekilde yüklenmektedir. Adayların bilgilerinin toplanması, saklanması ve birleştirilmesi otomatik hale gelmektedir. Özgeçmişlerin anahtar kelime tabanlı taranmasını mümkün hale getirmektedir. Mülakatların planlaması kolaylaşırken mülakat ve diğer faaliyetlerle ilgili sonuçlar da kayıt altına alınmaktadır. Elektronik imzanın kullanılması da sürecin daha hızlı, kolay hale gelmesini sağlayan etmenlerden birisidir.

ATS ile aday deneyimleri daha iyi hale gelmektedir. İşe alım uzmanları manuel ve sürekli devam eden işlerde zaman kazanmanıza yardımcı olmaktadır. Ayrıca aday deneyimini birden fazla açıdan iyi hale getirmektedir. Başvurudan teklife ya da ret cevaplarına kesintisiz bir iletişim sunmaktadır. Birden fazla tarama ve adayın durumu hakkında bilgi alma açısından da kolaylık sağlamaktadır. Tüm bu sonuçların ardından da karar süreçleri çok daha hızlı hale gelmektedir.

İşe alma süreçlerinin daha verimli hale getirmektedir. ATS ile işe alma metrikleri sürekli olarak izlenip raporlanmaktadır. Geçerli ve geçmiş tüm adayların bilgileri depolanmaktadır. Ayrıca işe alımların yönetilmesi için ise herkese açık bir platform sunulmaktadır. İşe alım süreçlerinde sonuçların daha iyi hale gelmesinde de önemli bir rol üstlenmektedir.

‍